Os relatórios de responsabilidade social corporativa (relatórios GRI, relatórios de sustentabilidade, etc) têm se tornado cada vez mais comuns entre as grandes empresas. Seu valor de estruturar informações relativas a questões de sustentabilidade fez desse modelo uma ferramenta importante na estratégia de comunicação de muitas corporações.

Até hoje, entretanto, essa ferramenta tem estado restrita a empresas de grande porte, que mobilizam muitos recursos para a confecção desses relatórios. Mas não precisa ser assim! Existem formas muito fáceis de criar relatórios de sustentabilidade em pouco tempo e com recursos limitados. A seguir apresento seis passos para a elaboração de uma comunicação efetiva sobre sustentabilidade, de maneira direta e descomplicada:

1. Defina seu público e seus objetivos: Como qualquer peça de comunicação, a primeira coisa que você precisa fazer é saber com quem está conversando ao criar seu relatório de sustentabilidade. Para quem é este relatório? Quem você está querendo que o leia? Qual a relação desse público com sua empresa? Por que ele estaria interessado em um relatório de sustentabilidade? Quanto mais consistente essas informações, melhor. Pode ser necessário conduzir entrevistas e enquetes para saber o que seus stakeholders realmente pensam.

Comunicar adequadamente seu desempenho relacionado à sustentabilidade aos seus stakeholders é um dos objetivos, mas não o único de um relatório GRI. Tenha clareza de quais são os seus objetivos, faça uma lista e cole na parede para se lembrar deles constantemente.

2. Pesquise outros relatórios: Sabemos que a inspiração não acontece de um ponto vazio. Ao ler outros relatórios e analisar o que gostamos ou não nos documentos de outras empresas ajuda a definir aquilo que queremos para nosso próprio produto. Não se atenha ao que os outros fizeram, lembre-se sempre dos seus objetivos e do seu público alvo. São eles os seus direcionadores, não seus concorrentes (e por isso essa etapa é a de numero 2, não a primeira).

3. Defina o formato e conteúdo: Após conhecer melhor sobre o que os concorrentes estão fazendo e identificar seu público alvo deve-se planejar a melhor forma para atingi-lo e definir o conteúdo a ser inserido no relatório. Isso é parte do chamado “teste de materialidade”. Um relatório GRI não precisa ser um pdf (ou impresso) de 80 a 100 páginas, repletas de fotos e gráficos coloridos. O modelo deve ser adaptado ao público, como ele absorve a informação e com a linguagem que ele usa.

Já a parte do conteúdo vai um pouco além: Além dos interesses do público alvo, é preciso incluir dados e informações importantes para a empresa em si. As diretrizes do GRI (O documento “G3”, disponível no site da organização) apresentam um guia completo sobre como definir um conteúdo de qualidade.

Durante essa etapa, deve-se elaborar o esqueleto do relatório, contendo os tópicos que serão abordados, e um documento com os princípios para a comunicação (um texto de internet é diferente de um relatório impresso, e pode incluir até recursos audiovisuais).

Agora já temos os objetivos bem claros, e o esqueleto do relatório esclarece sobre que informações deverão ser coletadas para compor o documento.

4. Colete as informações: Faça um check-list das informações e indicadores que deverão constar no relatório, e busque determinar responsáveis e fontes para cada informação. Estabeleça metodologias coerentes para o cálculo dos indicadores. As orientações GRI apresentam uma boa idéia sobre como isso deve ser feito, mas recomendo também pesquisar em relatórios de outras empresas.

Alguns indicadores podem ser bastante difíceis de medir. Outros simplesmente impossíveis em um primeiro momento. Não se desespere! Ao tentar coletar as informações, tente criar padrões para facilitar a comunicação interna. Muitas pessoas se sentem ameaçadas ao serem questionadas sobre indicadores, pois pensam que estão sendo avaliadas. Por isso uma sensibilização sobre o trabalho e, principalmente, o apoio dos gerentes e diretores são peças fundamentais desse processo.

5. Organize os dados e escreva: Ao final da quarta etapa, você deverá estar com uma coletânea de informações ainda em estado bruto. Agora é a hora de pegar o esqueleto do relatório (etapa 3) e preencher com as informações que lhe foram repassadas. Lembre-se de manter o contato de todos aqueles que colaboraram, tanto para os créditos quanto para tirar dúvidas, e eventuais auditorias.

Com a estrutura do relatório já pronta e os dados levantados, escrever é fácil. Lembre-se sempre dos seus objetivos, e do público com quem está falando: As informações devem ser coerentes.

6. Organize, revise, edite, repita: Por fim, não deixe seu relatório, que deu tanto trabalho, sair com erros de ortografia, erros nos gráficos ou qualquer tipo de problema que possa comprometer sua credibilidade.

Além dessas etapas, caso deseje, é sempre interessante enviar o relatório para aprovação da GRI. Mais informações constam no site deles, mas é possível adquirir um selo com o seu nível de aplicação (um atestado de coerência com a metodologia GRI) para seu relatório. Além, é claro, de ter seu relatório averiguado e auditado por uma terceira parte independente.

Tempo: dependendo da organização, de 2-5 meses para o primeiro relatório

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